Ta izjava o varstvu osebnih podatkov se nanaša na vse uporabnike spletnih strani iRokus.si, iRokusPlus.si, Seminarji.Rokus-Klett.si, Konferenca.IzziRokus.si, Rokus360.si, Rokus360.ai, Rokus-Klett.si, Modrijan-izobrazevanje.si, Modra-akademija.si, Znamzavec.si, Nakup.Rokus-Klett.si, Bralnica.iRokusPlus.si, Ustvarjalnica.Radovednih-pet.si, Kliktest.Rokus-Klett.si, Klikpriprava.Rokus-Klett.si, Podpora.Rokus-Klett.si, Folio.Rokus-Klett.si in Maxtura.si. Upravljavca teh spletnih strani in osebnih podatkov, ki se prek njih obdelujejo, sta Založba Rokus Klett, d. o. o., Stegne 9 b, 1000 Ljubljana, e-pošta: osebni.podatki@rokus-klett.si, in Modrijan izobraževanje, d. o. o., Stegne 9 b, 1000 Ljubljana, e-pošta: osebni.podatki@modrijan-izobrazevanje.si. Upravljavca varujeta zaupnost vaših osebnih podatkov in jih uporabljata izključno za spodaj opisane namene. Vaših podatkov ne bomo uporabljali v druge namene in jih brez vašega izrecnega dovoljenja ne bomo razkrili tretjim osebam. Storili bomo vse, da vaše osebne podatke zaščitimo pred kakršnimikoli kršitvami in zlorabami.
Kontaktni podatki naše pooblaščene osebe za varstvo osebnih podatkov: osebni.podatki@rokus-klett.si oz. osebni.podatki@modrijan-izobrazevanje.si.
1. Katere moje podatke zbirate in zakaj ter kakšna je pravna podlaga za to?
1.1. Obisk spletne strani
Kaj in zakaj: Naš portal gostuje na platformi Microsoft Azure (storitvi Azure Static Web Apps in Azure Functions). Za zagotavljanje varnosti in nemotenega delovanja storitve se ob obisku obdelujejo določeni tehnični podatki o zahtevku, kot so vrsta in različica brskalnika, čas dostopa, zahtevani naslovi ter iz IP-naslova izpeljana približna lokacija na ravni mesta oziroma države. Vašega celotnega IP-naslova pri privzetih nastavitvah storitve ne shranjujemo — IP-naslov se začasno uporabi zgolj za določitev približne lokacije, nato pa se zavrže. Teh podatkov ne uporabljamo za profiliranje in jih ne povezujemo z drugimi podatki o vas.
Poleg tega Microsoft kot ponudnik oblačne infrastrukture in naš (pod)obdelovalec na ravni platforme obdeluje določene dnevniške in varnostne podatke, ki so potrebni za delovanje in varnost storitve, skladno s sklenjeno pogodbo o obdelavi podatkov.
Pravna podlaga: Obdelava temelji na našem zakonitem interesu (točka (f) prvega odstavka 6. člena GDPR) za zagotavljanje varnosti omrežja in informacij ter delovanja portala.
Hramba: Telemetrični podatki se privzeto hranijo 90 dni, nato se samodejno izbrišejo.
1.2. Registracija za dostop do portalov
Kaj in zakaj: Če boste želeli uporabljati naša e-gradiva in naše storitve, boste morali na nekaterih naših spletnih straneh izpolniti registracijski obrazec.
Registracija poteka preko sistema Microsoft Entra, ki omogoča bolj varno prijavo. Vaš e-naslov Microsoft obdeluje skladno s pogoji njihove politike zasebnosti. Ob registraciji boste morali vnesti e-naslov, na katerega boste prejeli verifikacijsko kodo.
Ob registraciji boste morali izbrati, ali se registrirate kot učitelj (oz. druga oseba zaposlena v vzgoji in šolstvu), učenec ali starš.
1.2.1. Registracija za učitelje (ali druge zaposlene v vzgoji in šolstvu)
Kaj in zakaj: Za uporabo e-gradiv so nujno potrebni naslednji podatki: vaše ime, priimek, e-poštni naslov, ime izobraževalne ustanove, na kateri poučujete, in predmeti, ki jih poučujete. Če niste učitelj, temveč druga oseba, zaposlena v vzgoji in šolstvu (npr. knjižničar, ravnatelj ipd.), boste morali vnesti še vlogo, ki jo opravljate v vaši izobraževalni ustanovi. Ta podatek boste morali vnesti tudi, če ste učitelj in opravljate dodatno vlogo. Vse navedene podatke potrebujemo zaradi preverjanja upravičenosti dostopa do naših e-gradiv in varovanja naših avtorskih pravic. S tem namenom bomo tudi ob registraciji preverili vaš status učitelja. Vaš učiteljski status bomo tudi v prihodnje redno preverjali s pomočjo javno dostopnih podatkov. Če do učiteljskega dostopa ne boste več upravičeni, bomo vaš račun deaktivirali.
Vaš e-poštni naslov bomo uporabili tudi za namen pošiljanja obvestil o naših ponudbah, če boste ob izpolnjevanju obrazca označili, da se s tem strinjate. Prav tako lahko vnesete svojo telefonsko številko in/ali poštni naslov, če želite prejemati naša obvestila/ponudbe/vabila k sodelovanju tudi po telefonu oz. po pošti.
Pravne podlage:
- •Izvedba pogodbe o storitvi – da lahko izvedemo storitev omogočanja dostopa do e-gradiv, moramo obdelovati podatke, ki so označeni kot obvezni.
- •Privolitev – če ob izpolnjevanju obrazca za prijavo na spletne novice označite, da soglašate s tem, da vaš e-poštni naslov, vašo telefonsko številko in/ ali vaš naslov uporabljamo za namen obveščanja o novostih.
Koliko časa: Vaše podatke bomo hranili še 2 leti od takrat, ko se odjavite od naših storitev in zahtevate izbris svojega uporabniškega profila.
1.2.2. Registracija za učence
Pozor! Registrirajo se lahko le učenci stari najmanj 16 let. Mlajši učenci se lahko registrirajo le, če imajo za to dovoljenje starša oz. skrbnika.
Kaj in zakaj: Za uporabo e-gradiv so nujno potrebni naslednji podatki: vaše ime, priimek, e-poštni naslov, ime izobraževalne ustanove, ki jo obiskujete, in razred, ki ga obiskujete. Te podatke potrebujemo zaradi preverjanja upravičenosti dostopa do naših e-gradiv in varovanja naših avtorskih pravic.
Vaš e-poštni naslov bomo uporabili tudi za namen pošiljanja obvestil o naših ponudbah, če boste ob izpolnjevanju obrazca označili, da se s tem strinjate. Veljavno soglasje za prejemanje obvestil lahko podajo le učenci stari najmanj 16 let, mlajši učenci pa le, če imajo za to dovoljenje starša oz. skrbnika.
Pravne podlage:
- •Izvedba pogodbe o storitvi – da lahko izvedemo storitev omogočanja dostopa do e-gradiv, moramo obdelovati podatke, ki so označeni kot obvezni.
- •Privolitev – če ob izpolnjevanju obrazca za prijavo na spletne novice označite, da soglašate s tem, da vaš e-naslov uporabljamo za namen obveščanja o novostih.
Koliko časa: Vaše podatke bomo hranili še 2 leti od takrat, ko se odjavite od naših storitev in zahtevate izbris svojega uporabniškega profila
1.2.3. Registracija za starše
Kaj in zakaj: Za uporabo e-gradiv so nujno potrebni naslednji podatki: vaše ime, priimek in e-poštni naslov. Te podatke potrebujemo zaradi preverjanja upravičenosti dostopa do naših e-gradiv in varovanja naših avtorskih pravic.
Vaš e-poštni naslov bomo uporabili tudi za namen pošiljanja obvestil o naših ponudbah, če boste ob izpolnjevanju obrazca označili, da se s tem strinjate.
Pravne podlage:
- •Izvedba pogodbe o storitvi – da lahko izvedemo storitev omogočanja dostopa do e-gradiv, moramo obdelovati podatke, ki so označeni kot obvezni.
- •Privolitev – če ob izpolnjevanju obrazca za prijavo na spletne novice označite, da soglašate s tem, da vaš e-naslov uporabljamo za namen obveščanja o novostih.
Koliko časa: Vaše podatke bomo hranili še 2 leti od takrat, ko se odjavite od naših storitev in zahtevate izbris svojega uporabniškega profila.
1.2.3.1. Uporaba portala za starše – funkcija dodaj otrok (registracija otroka)
Kaj in zakaj: Za dostop do učnih gradiv, do katerih je upravičen vaš otrok, morate vnesti osebne podatke vašega otroka, in sicer ime, priimek, ime izobraževalne ustanove, ki jo obiskuje otrok, in razred, ki ga obiskuje. Te podatke potrebujemo zaradi preverjanja upravičenosti dostopa do naših e-gradiv in varovanja naših avtorskih pravic.
Ob registraciji otroka prek vašega profila izberite uporabniško ime in geslo. S tema podatkoma bo otrok lahko sam dostopal do svojega uporabniškega računa in gradiv.
Pravna podlaga:
- •Izvedba pogodbe o storitvi – da lahko izvedemo storitev omogočanja dostopa do e-gradiv, moramo obdelovati podatke, ki so označeni kot obvezni.
Koliko časa: Vaše podatke bomo hranili še 2 leti od takrat, ko se odjavite od naših storitev in zahtevate izbris svojega uporabniškega profila.
1.3. Prijava na dogodke (seminar/ spletno predavanje/ delavnica)
Kaj in zakaj: Če se boste želeli udeležiti naših dogodkov, boste morali zaradi organizacije in izvedbe dogodka svojo udeležbo prijaviti in v ta namen na naših spletnih straneh izpolniti registracijski obrazec. Za uspešno prijavo na dogodek, so nujno potrebni naslednji podatki: vaše ime, priimek, e-poštni naslov, ime izobraževalne ustanove, kjer ste zaposleni, in predmeti, ki jih poučujete, če ste zaposleni na izobraževalni ustanovi. Te podatke potrebujemo za izvedbo dogodka in komunikacijo z vami v zvezi z dogodkom.
Če kotizacijo za dogodek, na katerega se prijavljate, plačate sami, boste morali vnesti še naslov, na katerega izstavimo račun. Vaše ime, priimek in naslov potrebujemo za izstavitev računa za opravljeno storitev.
Vaš e-poštni naslov bomo uporabili tudi za namen pošiljanja obvestil o naših ponudbah, če boste ob izpolnjevanju obrazca označili, da se s tem strinjate. Prav tako lahko vnesete svojo telefonsko številko, če želite prejemati naša obvestila/ponudbe/vabila k sodelovanju tudi po telefonu.
Pravne podlage:
- •Izvedba pogodbe o storitvi – da lahko izvedemo dogodek, moramo obdelovati podatke, ki so označeni kot obvezni.
- •Privolitev – če ob izpolnjevanju obrazca za prijavo na spletne novice označite, da soglašate s tem, da vaš e-poštni naslov in vašo telefonsko številko uporabljamo za namen obveščanja o novostih.
Koliko časa: Vaše podatke bomo hranili do konca šolskega leta, v katerem je bil dogodek izveden, oz. do preklica (v primeru privolitve).
Koliko časa: Vaše podatke bomo hranili do konca šolskega leta, v katerem je bil dogodek izveden, oz. do preklica (v primeru privolitve).
1.4. Nakup e-gradiva
Kaj in zakaj: Če boste želeli opraviti nakup licence kot fizična oseba (ne preko šole), boste morali v naročilnico vnesti svoje osebne podatke. Za uspešen nakup so nujno potrebni naslednji podatki: vaše ime, priimek, e-poštni naslov, naslov, na katerega izstavimo račun, in telefonska številka. Vaše ime, priimek in naslov potrebujemo za izstavitev računa za opravljeno storitev, vaš e-naslov pa za potrditev opravljenega spletnega nakupa in dodelitve licence. Vašo telefonsko številko potrebujemo, da lahko v primeru težav z naročenim gradivom stopimo v stik z vami.
Če boste želeli opraviti nakup licence preko šole, bomo potrebovali podatke o imenu in priimku posameznika, ki bo uporabnik licence. Ta posameznik bo tudi naveden na računu zaradi sledenja naročilom in preverjanjem upravičenosti za oddajo naročila.
Vaš e-poštni naslov bomo uporabili tudi za namen pošiljanja obvestil o naših ponudbah, če ne boste ob izpolnjevanju obrazca označili, da tega ne dovolite. Prav tako bomo za namen obveščanja o ponudbah in dogodkih uporabili vašo telefonsko številko, če boste označili, da to dovolite.
Pravne podlage:
- •Izvedba pogodbe o nakupu – da lahko izvedemo pogodbo o nakupu licence, moramo obdelovati podatke, ki so označeni kot obvezni.
- •Zakon – vaš e-poštni naslov lahko uporabimo za namen obveščanja o novostih v skladu z določbami Zakona o elektronskih komunikacijah (drugi odstavek 226. člena ZEKom-2), saj ste kupec naših gradiv, razen če označite, da sporočil ne želite prejemati.
- •Zakon – Zakon o davku na dodano vrednost določa, da moramo kot davčni zavezanec za opravljeno storitev izdati račun, na katerem morata biti zapisana ime in naslov kupca.
- •Privolitev – če ob izpolnjevanju obrazca za prijavo na spletne novice označite, da soglašate s tem, da vašo telefonsko številko in naslov uporabljamo za namen obveščanja o novostih.
Koliko časa: Vaše podatke bomo hranili še 2 leti od nakupa.
1.5. Nakup tiskanega gradiva
V primeru klika na gumb »Nakup tiskanega gradiva« vas stran preusmeri na spletni portal https://www.knjigarna.com/. Politika varstva osebnih podatkov te strani in podatki, ki se zbirajo na njej, so dostopni na: https://www.knjigarna.com/o-trgovini/politika-zasebnosti.
1.6. Prijava na e-novice
Kaj in zakaj: Pri naročanju na spletne novice obdelujemo vaš e-poštni naslov (e-naslov), ki ga vpišete v spletni obrazec, ter datum in čas prijave. Navedene podatke obdelujemo za namen obveščanja o novostih.
Pravna podlaga: Privolitev – ob izpolnjevanju obrazca za prijavo na spletne novice označite, da soglašate s tem, da vaš e-poštni naslov uporabljamo za namen obveščanja o novostih, ter da ste seznanjeni s tem, da se lahko iz sistema sporočil kadarkoli izpišete. Če ne boste označili, da z navedenim soglašate, vam ne bomo pošiljali obvestil na vaš elektronski naslov, niti ga ne bomo shranili ali drugače obdelovali.
Koliko časa: Podatki o vašem e-poštnem naslovu se shranjujejo, dokler se od storitve obveščanja po e-pošti ne odjavite. Od prejemanja e-novic se lahko odjavite kadarkoli, in sicer tako, da v prejetem elektronskem sporočilu kliknete na označeno povezavo, ali pa tako, da pošljete elektronsko sporočilo na naslov osebni.podatki@rokus-klett.si oz. osebni.podatki@modrijan-izobrazevanje.si.
1.7. Spletne ankete
Kaj in zakaj: Ob izpolnjevanju spletne ankete vas bomo zaprosili za naslednje podatke: vaše ime, priimek, ime izobraževalne ustanove, na kateri poučujete, in predmete, ki jih poučujete, ter za morebitne druge podatke, ki jih potrebujemo zaradi samega namena ankete. Navedene podatke potrebujemo za izvedbo spletne ankete, predvsem z namenom izboljšanja naših gradiv, ter za zagotavljanje dodatne podpore uporabnikom naših gradiv (zagotavljanje dodatnih gradiv itd.). Če boste v spletno anketo vnesli svoj e-poštni naslov in telefonsko številko, ju bomo uporabili za namen pošiljanja obvestil o naših ponudbah, če boste ob izpolnjevanju obrazca označili, da se s tem strinjate.
Pravna podlaga:
- •Privolitev – s tem ko v spletni anketi izpolnite polja o osebnih podatkih, se šteje, da soglašate, da jih uporabimo za namen spletne ankete. Na to ste ob izpolnjevanju podatkov tudi posebej opozorjeni.
- •Privolitev je pravna podlaga tudi v primeru, ko označite, da dovolite uporabo svojega e-poštnega naslova in telefonske številke za namen obveščanja o novostih ter da ste seznanjeni s tem, da se lahko iz sistema sporočil kadarkoli izpišete. Če ne boste označili, da z navedenim soglašate, vaše telefonske številke in e-poštnega naslova ne bomo obdelovali.
Koliko časa: Vaše podatke bomo izbrisali ob koncu šolskega leta, v katerem je bila anketa izvedena. Če boste označili, da dovolite uporabo svojega e-poštnega naslova in telefonske številke za namen obveščanja o novostih, bomo ta podatka hranili do preklica.
1.8. Obrazec za pogosta vprašanja
Kaj: Ime, priimek, tip uporabnika, uporabniško ime oz. e-poštni naslov, izobraževalna ustanova.
Zakaj: Navedene podatke potrebujemo za namen hitrejšega in učinkovitejšega reševanja vašega vprašanja.
Pravna podlaga: Izvedba pogodbe o zagotavljanju storitve – da lahko izvedemo storitev omogočanja dostopa do e-gradiv in odpravimo morebitne napake na njej, moramo obdelovati podatke, ki so označeni kot obvezni.
Koliko časa: Vaše podatke bomo hranili še 2 leti po rešitvi vašega zahtevka.
1.9. Prijava napak pri delovanju spletne strani (obrazec za prijavo napak)
Kaj: Uporabniško ime, e-poštni naslov, gradivo, za katero je poslana prijava napake, stran, s katere je poslana prijava napake, verzija brskalnika, verzija operacijskega sistema.
Zakaj: Navedene podatke potrebujemo za namen reševanja vašega zahtevka za odpravo napak in za ugotavljanje napak v delovanju naše programske opreme.
Pravna podlaga: Izvedba pogodbe o zagotavljanju storitve – da lahko izvedemo storitev omogočanja dostopa do e-gradiv in odpravimo morebitne napake na njej, moramo obdelati podatke, ki so označeni kot obvezni.
Koliko časa: Vaše podatke bomo hranili še 2 leti po rešitvi vašega zahtevka.
1.10. Prijava na nagradno igro ali natečaj
Kaj in zakaj: Če se boste prijavili na nagradno igro ali natečaj, boste morali izpolniti spletno prijavnico. Za prijavo je nujno treba navesti e-poštni naslov. Ta podatek potrebujemo za obveščanje o statusu vaše prijave. Zmagovalce natečaja oz. nagradne igre bomo zaprosili za dodatne osebne podatke, ki so potrebni za podelitev nagrade in (kadar je to potrebno) za odvedbo dohodnine.
Pravna podlaga: privolitev po 1.(a) točki 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov – z izpolnitvijo obrazca se šteje, da ste privolili v obdelavo vašega e-naslova za namene izvedbe nagradne igre oz. natečaja.
Koliko časa: Rok hrambe je razviden iz pogojev posamezne nagradne igre ali natečaja.
2. Ali bodo moji osebni podatki posredovani tretjim osebam?
Dostop do vaših osebnih podatkov imajo poleg nas le naši pogodbeni obdelovalci, ki za nas vzdržujejo naše spletne strani in zagotavljajo njihovo gostovanje.
3. Ali moje osebne podatke prenašate v tretje države ali mednarodnim organizacijam?
Nekatere naše spletne strani uporabljajo storitev Google Analytics, ki jo zagotavlja družba Google LLC. Orodje uporabljamo za analizo uporabe spletne strani, izboljšanje uporabniške izkušnje ter optimizacijo vsebin in delovanja spletnega mesta.
Google Analytics ob vaši privolitvi zbira določene podatke, kot so IP naslov (v skrajšani/ anonimizirani obliki, kadar je to omogočeno), podatki o napravi, brskalniku, operacijskem sistemu, približni lokaciji, vedenju na spletni strani (npr. ogledi strani, trajanje obiska, kliki) ter drugi tehnični podatki. Ti podatki lahko predstavljajo osebne podatke v smislu Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR).
V primeru, da podate soglasje za uporabo analitičnih piškotkov, se lahko vaši osebni podatki prenesejo in obdelujejo v tretjih državah, zlasti v Združenih državah Amerike, kjer ima sedež družba Google LLC. ZDA se lahko štejejo za državo, ki ne zagotavlja enake ravni varstva osebnih podatkov kot Evropska unija.
Prenos osebnih podatkov v tretje države temelji na naslednjih pravnih podlagah v skladu z GDPR:
- •člen 49(1)(a) GDPR – izrecna privolitev posameznika po tem, ko je bil obveščen o morebitnih tveganjih takšnega prenosa zaradi neobstoja sklepa o ustreznosti in ustreznih zaščitnih ukrepov; in/ali
- •člen 46 GDPR – uporaba ustreznih zaščitnih ukrepov, kot so standardne pogodbene klavzule, sklenjene med upravljavcem in ponudnikom storitve.
Z oddajo soglasja za uporabo Google Analytics izrecno soglašate tudi s prenosom vaših osebnih podatkov v tretje države pod zgoraj navedenimi pogoji.
Soglasje lahko kadarkoli prekličete z nastavitvami piškotkov na naši spletni strani, pri čemer preklic ne vpliva na zakonitost obdelave, ki se je izvajala na podlagi soglasja do njegovega preklica.
4. Ali in kako lahko izvem, katere moje osebne podatke obdelujete?
Na vašo zahtevo vam bomo omogočili dostop do vaših osebnih podatkov, ki jih obdelujemo, in njihov izpis. Prav tako vam lahko na zahtevo posredujemo informacije o namenu obdelave, vrstah in rokih hrambe zadevnih osebnih podatkov; posredovali vam bomo seznam uporabnikov, ki so jim bili osebni podatki posredovani, z navedbo, kdaj, na kateri podlagi in za kakšen namen.
Poleg tega imate pravico do popravka, izbrisa, omejitve obdelave in prenosljivosti svojih osebnih podatkov ter pravico do ugovora, kadar se vaši podatki obdelujejo zaradi uveljavljanja zakonitega interesa. Vse navedene pravice lahko uveljavljate tako, da svoj zahtevek pošljete na osebni.podatki@rokus-klett.si ali osebni.podatki@modrijan-izobrazevanje.si. Če menite, da je pri obdelavi osebnih podatkov prišlo do kršitve veljavne zakonodaje, lahko podate pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu.
Upravljavca: Založba Rokus Klett, d. o. o., Stegne 9 b, 1000 Ljubljana
Modrijan izobraževanje, d. o. o., Stegne 9b, 1000 Ljubljana